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令和的?『コミュ力向上』で職場を活性化...秘書のつぶやき

皆様こんにちは。

『令和』時代がスタートして早6カ月。

弊社秘書としてもうすぐ2年になる私ですが、毎日のように反省すること...

それは「コミュニケーション」についてです。

  きちんと伝えているつもりでも相手へは100%その通りには伝わっていなかった...

  逆に、きちんと聞いているつもりでも100%正確に聞くことができていなかった...

仕事は一人で完結するものではなく、部門や会社の枠を超えて協力し進めるものがほとんどで、

そこに欠かせないものが「コミュニケーション」です。

そして、「正しく伝える」「正確に聞く」ということを意識していても、

時に「ミスコミュニケーション」は起こってしまいます。

そこで私は、上司や先輩から指示を受けたり業務を教わったりする際、

"その場で、自分の言葉で、内容を復唱する"よう心掛けています。

  「確認させてください。ご指示の内容は、○○...ということでよろしいですか?」

  「かしこまりました、○○さんに××致します。」という具合にです。

復唱するためには、指示された内容や教えられたことを正しく理解している必要があります。

曖昧なままだと論理展開が組めず説明もあやふや、最後まで言い切ることができなくなり、

途中で「あれ、この場合ってどうするんでしたっけ?」と聞き返すことに...

復唱しながら、自分が理解できていないことや曖昧なポイントを認識し整理できると同時に、

相手(伝え手)も自分の言葉がどこまで伝わっていて、何が伝わらなかったのか、

お互い知ることができます。

また、自分が受け手の場合でも同じことが起こっています(きっと)。

それは、相手の言葉の省略されている部分を無意識のうちに自身の経験をもとに補完し、

(勝手な)解釈を加えて理解(したつもり)になるからです。

先日、上司から仕事の依頼を受けたときも、

大筋はOKでも細部が上司の意図と微妙に違い、私が復唱すると

「○○ということではなく、△△という意味だから、××してほしい。」と返されてしまい

...また反省。

復唱には若干時間を要すため、「1度で理解してよ~」と思われるかも?と一瞬怯みますが、

それ以上に、後から「こんなはずじゃなかった」という最悪の事態を未然に防げます!

"その場で、自分の言葉で、復唱する"ことで、

お互いの認識のズレを確認し合い、時差なく修正ができます。

(時間が経つと的外れだったり、ポイントのずれた仕事は信頼の低下に...)

復唱は誰でもできますし、やり取りを積み重ねると、

相手の言葉のクセや思考の傾向が分かり、徐々に意思疎通がスムーズに、

結果として信頼関係も深まってゆくものですよね。

コミュニケーションにおいて大切なことは、

聞き手と伝え手の双方が、一歩ずつ歩み寄ることかなと感じます。

一つの言葉でも、人はそれぞれ育った年代や環境、習慣によって認識が異なるものです。

伝え手は、伝えたきりにならないよう確認すること、

聞き手も、理解したつもりにならず確認をすること。

『令和』は ーBeautiful Harmony 人々が美しく心寄せ合う中で、文化は花咲くー 時代とか。

一歩ずつ歩み寄り、お互いに一声かけて『コミュ力向上』を目指しませんか?

コミュニケーション力をアップして、仕事の質を高め、

職場を活き活き!活性化しましょう。

[ 更新:2019-11-14 ]
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